更新 2026-10-21制度・根拠の確認 2026-10-21
この記事の目次
レンタカーの事業を始めると、予約ごとの入金、返金、決済の手数料、車の維持費など、お金の出入りが細かく積み重なります。この記事は、これから開業する方に向けて、売上・経費・利益を毎月つかむための記録の作り方と、税の上で間違えやすい点(売上の時期、キャンセル料、電子のデータの保存)を、国税庁の資料と国の通達をもとにまとめます。
この記事の要点
- 事業用の口座とカードを分け、売上台帳は 1 予約 1 行で、基本料・補償・オプション・キャンセル料・入金の状況を分けて記録します。これが売上の帳簿と、月ごとの数字の元になります。
- 車の貸付けの料金は、受け取った年ではなくその年に対応する分がその年の売上です(所得税基本通達 36-8)。12 月に受け取った 1 月の予約代金は翌年の売上です。
- キャンセル料は、事務手数料の性格なら消費税の課税、損害賠償の性格なら不課税です。返金しても決済の手数料が戻らない決済サービスがあるので、返金と手数料は分けて記録します。
- 月ごとに見る数字は、売上・延貸渡日車数(貸した日数の合計)・稼働率・1 回あたりの売上・手数料の率・手元の現金です。国へ毎年出す貸渡実績報告書と同じ数え方にしておくと、報告の手間が減ります。
- メールで届いた請求書や決済サービスの明細などの電子取引のデータは、紙に印刷して終わりにせず、データのまま保存します(令和6年1月から)。
まず口座とカードを事業用に分ける
最初にやることは、お金の通り道を分けることです。事業の入金(予約代金・決済サービスからの入金)と支払い(車の維持費・保険・車庫代・広告費など)を、事業用の口座と事業用のカードに集めます。
分ける理由は 3 つあります。
- 帳簿を作る手間が減る: 口座とカードの明細が、そのまま事業の取引の一覧になります。会計ソフトに明細を取り込む場合も、私用の取引を外す作業が要りません。
- 経費の説明がしやすい: 必要経費になるのは業務に必要な部分だけです。自宅兼事務所の家賃や、私用と兼ねる車の費用(家事関連費)は、業務の部分を明らかに区分できる部分しか経費にできません(国税庁 No.2210)。私用と混ざった支払いが少ないほど、区分の説明が楽になります。
- 手元の現金が見える: 事業の口座の残高が、そのまま事業の運転資金です。増車や車検の大きな支払いに備えられるかを、残高で判断できます。
個人で開業する場合も、事業用の口座は屋号付きでも個人名でもかまいません。大事なのは、事業の取引をそこに寄せることです。現金で受け取る予約がある場合は、受け取った日に入金するか、現金出納帳に記録します。
記録の全体像: 4 つの台帳と月の数字の表
帳簿の種類と、青色申告特別控除(65 万円・55 万円・10 万円)の条件は開業届と青色申告にまとめています。白色申告にも記帳と保存の義務があり、売上の帳簿が無いと調査で加算税が重くなることがあります(No.2080)。どの申告でも、予約ごとの売上の記録が帳簿の土台です。
レンタル事業では、会計ソフトの帳簿とは別に、次の台帳を手元で持っておくと、帳簿づけと月の振り返りが楽になります。
| 台帳 | 何を記録するか | 主に使う場面 |
|---|---|---|
| 売上台帳 | 1 予約 1 行で、料金の内訳・入金・返金・貸した日数 | 売上の帳簿・月の数字・貸渡実績報告書 |
| 経費の記録 | 月ごとの支払い(保険・車庫・整備・清掃・手数料など) | 経費の帳簿・費目ごとの見直し |
| 固定資産台帳 | 車両・高い装備の取得日・金額・償却 | 減価償却・売却したときの計算 |
| 開業準備費の一覧 | 開業前に払った費用 | 開業費(繰延資産)の償却 |
これに、月ごとの数字をまとめた表(後の節)を足します。台帳は表計算ソフトで作っても、会計ソフトの機能で作ってもかまいません。
開業準備費の一覧
開業の準備のために払った費用は「開業費」(繰延資産)として、60 か月で均等に、または任意の時期に償却して経費にできます。何を開業費にしたかを後から説明できるよう、日付・支払先・内容・金額・領収書の保存場所を一覧にしておきます。開業前に買った車両は開業費ではなく、固定資産台帳に載せて減価償却します。償却の方法と年数はキャンピングカーの減価償却と経費計上にまとめています。
経費の記録
経費は、その年に債務が確定したものがその年の経費になります。12 月 31 日までに債務が成立し、支払いの原因になる事実が起きていて、金額を合理的に計算できることが条件で、前払いしただけで確定していないものはその年の経費になりません(No.2210)。
費目は、毎年の比較がしやすいように、レンタル事業の実態に合わせて固定します。例えば次のように分けます。
| 費目の例 | 中身の例 | 見直しのときの見方 |
|---|---|---|
| 保険料 | 任意保険・自賠責 | 台数・事故の有無で変わる |
| 車両の維持費 | 車検・定期点検・修理・タイヤ | 車ごとに分けると、どの車が手間かが分かる |
| 清掃・リネン・消耗品 | 清掃の外注・寝具・洗剤 | 貸出の回数に比例するか |
| 支払手数料 | 予約の経路の手数料・決済手数料 | 売上に対する率で見る |
| 地代家賃 | 車庫・事務所 | 固定費 |
| 広告宣伝費 | Web・広告 | 予約の数と比べる |
| 租税公課 | 自動車税・事業税・登録免許税など | 所得税・住民税は経費にならない |
所得税・住民税・罰金・科料・過料は必要経費になりません(No.2210)。利用中の駐車違反で事業者が放置違反金を払い、利用者に請求する場合は、払った額と請求・回収した額をどう記録するかを決めておきます(経費になるかを含め、扱いは税理士に確認してください)。
決済手数料をどの費目に入れるかは、税法で決まっていません。売上原価に入れる処理も、支払手数料として販売費に入れる処理もあります。どちらでも必要経費になることは同じなので、毎年同じ費目に入れることを優先します。
売上台帳は 1 予約 1 行で作る
売上台帳は、予約ごとに 1 行にします。1 行に次の列を並べると、帳簿・月の数字・年 1 回の報告のどれにも使えます。
| 列 | 記録すること | 使い道 |
|---|---|---|
| 予約番号・受付日 | 予約を受けた日 | キャンセルの時期の確認 |
| 予約の経路 | 自社サイト・電話・予約サイトなど | 経路ごとの手数料と予約の数 |
| 車両 | 登録番号 | 車ごとの売上・稼働 |
| 貸渡日・返還日・日数 | 実際に貸した期間(延長も反映) | 延貸渡日車数・売上の年の判定 |
| 基本料 | 車の貸付けの料金 | 売上 |
| 補償料 | 免責補償などの料金 | 売上(内訳を分ける) |
| オプション | 寝具・備品の貸出など | 売上(内訳を分ける) |
| キャンセル料 | 課税・不課税の区分も | 消費税の判定 |
| 割引・クーポン | 引いた額 | 料金の見直し |
| 入金の状況 | 予約金・残金・入金日・入金の方法 | 前受金の管理・未入金の確認 |
| 返金 | 返金日・金額・理由 | 売上の減額 |
| 手数料 | 予約の経路・決済の手数料 | 費用・手取りの計算 |
| 走行キロ | 貸出と返却のメーター | 貸渡実績報告書 |
料金の内訳を分けておく理由は、後から「補償の申込みの割合」「オプションの売上」「割引の効き方」を見るためです。合計の金額だけを記録すると、料金の見直しに使えません。
なお、国の通達は、レンタカー事業者に貸渡簿(借受人・運転者・車両・貸渡日時と時間・走行キロ・料金・事故など)を備え、貸渡しの終了日から 2 年間以上保存することを求めています。売上台帳は税の帳簿のための記録で、貸渡簿の代わりにはなりません。貸渡簿の記載事項は開業後の届出・報告の記事を確認してください。
売上はいつの年に入れるか(年をまたぐ予約)
キャンピングカーの予約は、利用の数か月前に予約金や全額を受け取ることがよくあります。このとき、受け取った日の売上にしてしまうと、年末をまたいだ予約で年を間違えます。
所得税基本通達 36-8 は、資産(お金を除く)の貸付けによる賃貸料でその年に対応するものは、その年の収入にするとしています。車の貸付けの料金はこれに当たると考えられるので、次のように扱います。
- 12 月に受け取った、翌年 1 月に利用する予約の代金は、翌年の売上です。受け取った年の年末には「前受金」として残しておきます。
- 年末をまたぐ貸出(例: 12 月 30 日から 1 月 2 日)は、それぞれの年に対応する分に分けるのが通達の考え方です。日数で分けるなど、分け方は税理士に確認してください。
- 補償やオプションのような、貸出と一緒に提供する料金の扱いも、基本料とそろえておくと迷いません。
12 月の締めでは、売上台帳を「貸渡日」で並べ替え、翌年の利用分で入金済みのものを抜き出して前受金にします。1 予約 1 行で貸渡日・返還日を持っていれば、この作業は数分で済みます。
消費税の課税事業者になっている場合、消費税をいつの売上として計算するかも同じように整理が要ります。消費税の判定と計算はレンタカー事業の消費税・インボイス制度にまとめています。
返金・キャンセル料・決済手数料の記録
キャンセル料は課税と不課税を分ける
キャンセル料は、事務手数料の性格なら消費税の課税、損害賠償の性格なら不課税(消費税の対象外)です(国税庁 No.6253。詳しくは消費税・インボイス制度)。売上台帳のキャンセル料の列に、課税か不課税かの区分を持たせます。
キャンセル料の金額そのものにも決まりがあります。消費者との契約では、解除の時期などの区分ごとに「平均的な損害の額」を超える部分は無効です(消費者契約法 第 9 条第 1 項第 1 号)。過去の予約とキャンセルの記録は、その根拠の説明にも使えます。
返金は売上と分けて記録する
返金は、元の予約の行に返金日・金額・理由を書き足し、売上の行は消さずに残します。こうしておくと「売上がいくらで、そのうちいくら返したか」が後から分かります。返金した分の売上の減らし方や、年をまたいで返金した場合の扱いは、税理士に確認してください。
決済手数料は返金しても戻らないことがある
カード決済の手数料は、決済サービスによっては返金しても戻りません。例えば Stripe(日本)の標準の決済手数料は 1 件ごとに 3.6% で、返金のときに元の決済の手数料は返ってきません。不審請求(チャージバック)の申し立てには 1 件 1,500 円の手数料がかかります(いずれも 2026-10-21 時点の Stripe の案内)。予約の時点では与信(仮押さえ)だけにして、利用の前に確定する方法なら、確定前のキャンセルに手数料はかかりません(仮押さえできる期間には上限があります)。
記録では、次の 3 つを分けます。
- 利用者が払った金額(売上)
- 決済サービスが差し引いた手数料(費用)
- 口座に入金された金額(入金)
決済サービスからは、手数料を引いた残りがまとめて入金されることが多いので、入金額だけを売上にすると、売上も手数料も少なく記録されます。決済サービスの明細(取引ごとの金額・手数料・入金日)を取り込んで、1 と 2 を分けて記録します。手数料に消費税がかかるかどうかは、決済サービスの請求書や明細の記載で確認してください。
月ごとに見る数字
月の初めに、前の月の数字を 1 枚にまとめます。キャンピングカーのレンタルの稼働率や料金の公的な統計は無いので、他社と比べるより、自分の前年同月・前月と比べるのが基本です。
| 数字 | 計算の仕方 | 何が分かるか |
|---|---|---|
| 売上 | 基本料+補償+オプション−割引+キャンセル料−返金 | 事業の大きさ |
| 延貸渡回数 | その月の貸出の回数 | 受け渡しと清掃の手間 |
| 延貸渡日車数 | 各回の貸した日数の合計 | 稼働の量 |
| 稼働率 | 延貸渡日車数 ÷(配置した台数 × その月の日数) | 空いている日の多さ |
| 1 回あたりの売上 | 売上 ÷ 延貸渡回数 | 長い貸出・オプションが取れているか |
| 1 日あたりの売上 | 売上 ÷ 延貸渡日車数 | 料金の水準 |
| 手数料の率 | 予約の経路・決済の手数料 ÷ 売上 | 経路の選び方 |
| キャンセル | 件数とキャンセル料・返金の額 | キャンセル規定の効き方 |
| 手元の現金 | 事業の口座の残高 | 車検・保険の支払いに耐えられるか |
延貸渡回数・延貸渡日車数は、国土交通省へ毎年 5 月 31 日までに出す「貸渡実績報告書」の項目です。様式の計算例では、A 車を 3 回で計 20 日、B 車を 2 回で計 6 日貸すと、延貸渡回数 5 回・延貸渡日車数 26 日になります。「稼働率」は通達や様式に定義の無い言葉なので、この記事では延貸渡日車数を使った計算の仕方の一例として示しています。報告と同じ数え方で月の数字を持っておくと、年度末に集計し直す手間がありません。関東運輸局の様式は、年度(4 月〜3 月)をまたぐ貸出を分けて集計するよう注記しているので、年度末にも区切りを入れておきます。
架空の例で読む
次は架空の前提で、2 台を配置した店舗の 7 月(31 日)の数字です。
| 項目 | 架空の値 |
|---|---|
| 配置した台数 | 2 台 |
| 延貸渡回数 | 9 回 |
| 延貸渡日車数 | 36 日 |
| 売上(返金を引いた後) | 81万円 |
| 予約の経路・決済の手数料 | 6.5万円 |
稼働率は 36 ÷(2 × 31)≒ 58%、1 回あたりの売上は 81万円 ÷ 9 = 9万円、1 日あたりの売上は 81万円 ÷ 36 = 2.25万円、手数料の率は 6.5 ÷ 81 ≒ 8% です。
前年の 7 月と比べて稼働率は同じで 1 日あたりの売上が下がっていれば、割引の出し過ぎか、補償・オプションの申込みが減ったことが疑われます。売上台帳で内訳を分けていれば、どちらかをすぐに確認できます。稼働率が上がって 1 回あたりの売上が下がっていれば、短い貸出が増えて受け渡しと清掃の回数が増えているので、清掃の費用と合わせて見ます。
年に 1 回見る数字
月の数字に加えて、年に 1 回は次を確認します。
- 車ごとの売上と維持費(車検・修理)の差。古い車の維持費が売上に比べて大きくなっていないか
- 経路ごとの予約の数と手数料。手数料の高い経路に頼りすぎていないか
- 課税売上高。消費税の課税事業者になる基準(前々年の課税売上高 1,000万円など)に近づいていないか
電子取引のデータと帳簿の保存
電子取引はデータのまま保存する
メールで届いた請求書、決済サービスの管理画面の明細、予約サイトの売上データ、ネットで受け取った領収書のデータなどは「電子取引」です。令和 6 年 1 月からは、これらを紙に印刷して保存するのではなく、データのまま保存することが必要です。要件は、モニターなどで見られることと検索できること(可視性)、改ざんを防ぐ仕組み(真実性。事務処理の規程を作って守ることでもよい)です。
小規模な事業者には緩和があります。2 課税年度前(個人は前々年)の売上高が 5,000万円以下なら、税務調査でデータのダウンロードの求めに応じられる場合、検索の要件は不要です。また、人手不足やシステムが整っていないなどの「相当の理由」があると税務署長が認める場合の猶予の措置もあります。調査でダウンロードと印刷した書面の提示に応じられれば、データを保存するだけで足ります(国税庁「令和 6 年 1 月からの電子取引データの保存方法」)。
実務では、次のようにしておくと探しやすくなります。
- 事業用のフォルダを 1 つ作り、年・月ごとに分ける
- ファイル名を「日付_取引先_金額」にそろえる(例: 20261015_清掃_33000.pdf)
- 決済サービスの明細は、月の締めにデータで書き出して同じフォルダに入れる
- 改ざんを防ぐ事務処理の規程を作り、その手順で保存する
帳簿と書類の保存期間
青色申告の帳簿と書類は原則 7 年、請求書・見積書・納品書・送り状などの一部の書類は 5 年の保存です(No.2070)。白色申告でも、法定の帳簿は 7 年、任意の帳簿や請求書・領収書などは 5 年です(No.2080)。これは所得税の保存期間です。インボイスの登録をしている場合は、別に消費税の決まりで、交付した適格請求書の写し(データで渡したならそのデータ)を 7 年間保存します(インボイス Q&A 問79)。車両の取得や売却の書類は、減価償却や売却の計算に使うので、固定資産台帳と一緒に残しておきます。
camperGo でできること
camperGo の Proプランで Web 予約を受けている場合は、店舗の管理画面の「決済・売上」の「売上・手数料」で、月ごとの予約・キャンセル・売上(税込)・手数料・貸出の日数・稼働率を見られます。その月の予約を CSV に書き出せるほか、camperGo が出す手数料の明細(予約ごとの合計・返金・手数料・手数料の返金・率)を印刷や PDF・CSV にでき、売上台帳への転記や、決済の入金と売上の突き合わせに使えます。貸渡実績報告書(様式 1・様式 2)を Excel で書き出すこともできます。手数料の決まり方と入金の流れは手数料と入金、料金は料金プランをご覧ください。電話などで受けた予約を手で入れた場合も、売上台帳には同じ形で記録してください。
よくある質問
会計ソフトがあれば、売上台帳は要りませんか?
会計ソフトの帳簿は、税の計算に必要な取引の記録です。予約ごとの料金の内訳・貸した日数・入金の状況までは持たないことが多いので、月の数字を見たり、年をまたぐ予約を前受金に分けたりするには、1 予約 1 行の売上台帳があると便利です。売上台帳から月ごとの合計を会計ソフトに入れる、という分け方が手間の少ないやり方です。
予約金を受け取ったら、その日の売上にしてよいですか?
車の貸付けの料金は、その年に対応する分がその年の売上です(所得税基本通達 36-8)。同じ年の中で受け取って貸す予約なら、月の数字の上では受け取った日と貸した日のどちらで見るかを決めておけばよいのですが、年をまたぐ予約は、利用する年の売上にします。12 月の締めで前受金を分けてください。
現金で受け取った分はどう記録しますか?
受け取った日に現金出納帳に記録し、できるだけ早く事業用の口座に入金します。売上台帳の入金の状況の列にも「現金」と入れておくと、口座の入金と照らし合わせるときに迷いません。
キャンセル料にも消費税はかかりますか?
事務手数料の性格のキャンセル料は課税、損害賠償の性格のキャンセル料は不課税です。区分せずに一括で受け取る場合は全額を不課税として扱えます(国税庁 No.6253)。免税事業者の間は消費税の申告はありませんが、課税事業者になったときに困らないよう、最初から区分を記録しておきます。
税理士に頼むのはいつがよいですか?
決まりはありません。車両の耐用年数の判断、年をまたぐ貸出の分け方、消費税の課税事業者になるかどうかなど、判断が要る点が出てきたときが一つの目安です。日々の台帳を自分で作っておくと、相談の時間と費用を抑えられます。
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- レンタカー事業で守るべき法律と開業後の届出・報告 — 貸渡簿の保存と、毎年の貸渡実績報告書
根拠
- 所得税基本通達 36-8 事業所得の総収入金額の収入すべき時期(国税庁) — 資産の貸付けの賃貸料はその年に対応するものをその年の収入とすること(確認 2026-10-21)
- No.2210 必要経費の知識(国税庁) — 債務の確定、家事関連費、所得税・住民税・罰金などは経費にならないこと(確認 2026-10-21)
- No.2070 青色申告制度(国税庁) — 簡易な記帳の帳簿の種類、帳簿・書類の保存期間 7 年・5 年(確認 2026-10-21)
- インボイス制度に関する Q&A 問79(国税庁) — 交付した適格請求書の写しの保存期間 7 年(確認 2026-10-21)
- No.2072 青色申告特別控除(国税庁) — 55 万円・65 万円・10 万円の控除の条件(確認 2026-10-21)
- No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度(国税庁) — 白色申告の記帳・保存の義務と、売上帳簿の不保存による加算税の加重(確認 2026-10-21)
- 繰延資産(開業費)の償却費の計算(国税庁 質疑応答事例) — 開業費の 60 か月均等償却と任意償却(確認 2026-10-21)
- 令和6年1月からの電子取引データの保存方法(国税庁) — 電子取引のデータ保存、売上高 5,000万円以下の検索要件の緩和、猶予の措置(確認 2026-10-21)
- No.6253 キャンセル料(国税庁) — 事務手数料は課税、損害賠償は不課税、一括の受領は全額不課税(確認 2026-10-21)
- 消費者契約法(e-Gov 法令検索) — 第 9 条 平均的な損害の額を超えるキャンセル料の部分は無効(確認 2026-10-21)
- 料金体系(Stripe、日本) — 決済手数料 3.6%、不審請求 1 件 1,500 円(確認 2026-10-21)
- 支払いの返金とキャンセル(Stripe ドキュメント) — 返金しても元の決済の手数料は戻らないこと、確定前のキャンセルは手数料がかからないこと(確認 2026-10-21)
- 報告様式(貸渡実績報告書)(中部運輸局) — 延貸渡回数・延貸渡日車数などの項目と計算例(確認 2026-10-21)
- 貸渡実績報告書の様式(関東運輸局) — 年度をまたぐ貸出を分けて集計する注記(確認 2026-10-21)
- 自家用自動車の有償貸渡しの許可基準について(関東運輸局 栃木運輸支局) — 貸渡簿の記載事項と、貸渡しの終了日から 2 年間の保存、毎年 5 月 31 日までの実績報告(確認 2026-10-21)
この記事は一般的な情報です。法令・保険・税の扱いは変わることがあり、地域や個別の事情によっても異なります。手続きの前に、管轄の運輸支局・税務署・保険会社・専門家にご確認ください。